L’organisation d'événement pendant la COVID-19

L’organisation d'événement pendant la COVID-19

L’organisation d'événement pendant la COVID-19

Le week-end du 12 au 13 septembre 2020 s’est déroulée la sixième édition du Carolo Game Show. C'est une convention de pop-culture et de jeux vidéo organisée par l'association Critical Hit depuis 2015, qui se tient au parc des expositions de Charleville-Mézières. Elle réunit différents invités, des conférences, des exposants, du cosplay, des animations et encore plein d’autres choses. 

Mais cette année est un peu particulière pour tout le monde, une difficulté a été rencontrée lors de l'organisation de cette convention, la COVID-19. Elle a déjà amené le salon à devoir décaler sa première date qui était prévue au mois d’avril, pendant le premier confinement. Mais comment cet événement a-t-il pu se mettre en place malgré les restrictions dues à la COVID ? 

La COVID a obligé les organisateurs à repenser tout depuis le début, l’objectif étant de s’adapter aux mesures sanitaires et aux lois en vigueur, gérer les flux, tout en faisant un salon agréable à partager, en proposant des animations et en restant en contact avec les visiteurs. Bref, garder l’esprit d'une convention tout en protégeant les personnes présentes. 

Le salon se décomposait en trois espaces avec une partie en extérieur, ce qui a permis de mieux disperser la foule et aussi de réguler les passages. La capacité totale de 1300 participants simultanés a été définie en amont avec 500 personnes dans le hall principal, 500 autres à l’extérieur et 200 dans le deuxième espace à l’intérieur, les 100 personnes restantes étant les bénévoles et les exposants. Si la capacité était atteinte, les visiteurs devaient patienter le temps que ceux présents dans le bâtiment sortent, un moyen de gérer les flux des personnes et des groupes. Cette organisation était aussi accompagnée d’un sens de circulation pour éviter les croisements. 

Les gestes barrières ont été mis en place, dont le respect de la distance d’un mètre de distance entre les personnes, aussi bien dans les files d’attente que pour le public (assis et debout) lors des animations sur scène. Bien évidemment, le port du masque était obligatoire dans tout le salon, avec rappel qu’il devait être changé toutes les quatre heures ou dès qu’il était retiré. Des masques étaient à disposition si jamais les visiteurs ne les avaient pas, mais aussi pour les bénévoles, invités et exposants. Les seuls moments où le masque pouvait être retiré étaient lors des passages sur scène et aussi lors des shootings photos, mais seulement à l’extérieur et si les distances étaient respectées. Par ailleurs, les cosplayeurs avaient des vestiaires mis à disposition, chacun limités à quatres personnes.

Durant les repas, il fallait, là aussi, garder un siège de libre entre les groupes de personnes. Les tables étaient désinfectées dès que quelqu’un laissait sa place. Du gel hydroalcoolique était disponible au niveau de toutes les entrées des différents espaces. 

La prise de température était faite systématiquement à chaque entrée sur le site, au niveau du front, et les coordonnées récupérées. En cas de fièvre, l’accès au salon était refusé. 

Lors de ce salon, j'étais bénévole sur le stand "PS4 jeu libre" donc j'ai vraiment pu vivre les choses de l'intérieur. Les visiteurs pouvaient jouer librement aux différents jeux que nous avions. À ce niveau-là, les restrictions étaient assez contraignantes. Au niveau de l'utilisation des consoles, les manettes devaient être désinfectées entre chaque utilisateur et cela même s’il n’avait touché la manette que quelques secondes, nous ne devions prendre aucun risque et demander aux visiteurs de se mettre du gel hydroalcoolique avant de s'installer. Comme c'était un stand "libre", il y avait beaucoup de va-et-vient et il fallait faire très attention à ce que les gens suivent correctement les consignes. Nous avions aussi beaucoup d’enfants qui ne voulaient pas forcément rester sur le même jeu pendant longtemps et tournaient beaucoup et nous devions vraiment être vigilants quant à leurs mouvements.

Ce sont toutes ces petites choses, a priori contraignantes, qui ont permis au salon d’être organisé cette année et qui lui permettra de revenir l’année prochaine.  Ce fut quand même un très bon moment, les visiteurs, les exposants et les invités ont tous été ravis de participer. Des nouvelles rencontres ont été faites avec un esprit de tout est “comme avant”, en ambiance générale. Je ne regrette en aucun cas cette expérience même si elle s’est avérée très stressante et éprouvante. Mais le résultat a été plus que positif et globalement, tout le monde participait à cela. Comme quoi, des événements peuvent être maintenus : il suffit que l'organisation en amont soit bien planifiée et que tout le monde soit responsable. 

Si notre article vous a plu

Soutenez nous sur Tipee